CURSO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAIS

SISTEMAS

SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E GERENCIAMENTO

Os Sistemas de Informação são instrumentos preciosos para nutrir a empresa de mecanismos que sustentem sua competitividade e liderança frente ao mercado. Sistemas manipulam informações e oferecem aos usuários vantagens importantes: 1. facilitam as atividades rotineiras dentro dos processos de trabalho - portanto, aqui estamos no nível das atividades operacionais; 2. ajudam a chefia intermediária a tomar decisões sobre quais as melhores práticas em seus respectivos departamentos que visem à realização dos objetivos da organização - portanto, aqui os sistemas de informação ajudam no nível tático; 3. finalmente nutrem a alta direção da empresa a tomar decisões estratégicas em relação à visão e missão da empresa - portanto, aqui os sistemas de informação são de apoio à decisão estratégica. No nível operacional os sistemas são apenas Sistemas de Informação - SI; no nível tático eles são Sistemas de Informação Gerenciais - SIG; no nível estratégico eles são Sistemas de Apoio à Decisão - SAD.

Níveis da organização e Sistemas de Informação

Estratégico - SAD

Tático - SIG

Operacional - SI

O que é um Sistema de Informação Gerencial - SIG?

Um Sistema de Informação gerencial, também conhecido por SIG, é um conjunto de informações que de forma organizada e lógica alimenta os usuários em vários níveis para que possam tomar decisões. Nos níveis "tático" e "operacional", mas principalmente, no nível "estratégico", decisões são tomadas constantemente de acordo com as mudanças permanentes nos ambientes interno e externo de uma organização. Tomar decisões implica em optar por algumas coisas e desconsiderar outras. Por isso, a responsabilidade dos tomadores de decisões é muito grande, o que exige da organização uma "rede" de informações que circulem em tempo hábil e de forma correta. Um SIG une essas informações retirando-as de vários "provedores" - pessoas e bancos de dados (BD) - e colocando-as à disposição dos "gerentes". O conjunto de SIGs forma uma "rede" de informações voltada para a decisão.

Na época em que vivemos decisões são tomadas aos milhares em um único dia de trabalho dentro de nossas organizações. Essas decisões são baseadas em uma "rede" de SIGs, pois a velocidade com que se precisa decidir é da ordem de minutos, às vezes segundos. E as decisões cada vez são mais "delicadas", mais preciosas, envolvendo valores altíssimos e a fidelização de consumidores com necessidades específicas ao redor do mundo todo - negócios globalizados. Entre esses negócios e os tomadores de decisão existem sempre SIGs. Quanto maior a eficiência de um SIG, maior a probabilidade de uma decisão ter sido a opção mais adequada - tanto monetária como mercadologicamente. Quanto mais eficiente for essa "rede" de SIGs, maior a segurança e os resultados de um empreendimento. Todo o líder tem por trás uma "rede" eficiente e versátil de SIGs.

T.G.S. - Teoria Geral de Sistemas

Como você sabe, uma teoria geral se propõe a tratar de objetos diferentes através de características comuns. Características comuns e bastante gerais, que possam dar conta de um universo de fenômenos bastante vasto. Na verdade, você deve entender uma teoria geral como sendo um grande guarda-chuva, embaixo do qual se vai colocando vários fenômenos, objetos e situações, que se assemelham tendo em comum uma série de características especiais.

Você já ouviu falar de T.G.A. - Teoria Geral de Administração?! Este é um exemplo de teoria geral bastante comum, onde uma série de princípios foram catalogados para dar conta de todos fenômenos administrativos. É evidente que toda teoria geral despreza situações particulares, contexto, história, causas fortuitas e extemporâneas, determinações circunstanciais. Facilmente perceberá que teorias gerais estão bastante próximas de uma visão positivista, na medida em que se subtrai toda a variabilidade particular dos fenômenos e objetos de estudo, dando-lhes, assim, um conteúdo de análise fixo, imutável, centralizado em algumas características bastante genéricas.

Veja bem: se usarmos a T.G.A. como exemplo, seus preceitos nos levam a considerar os sistemas administrativos iguais, desconsiderando cultura e estágio de desenvolvimento tecnológico das sociedades e empresas, onde esses sistemas estão inseridos. Não estou dizendo que a ciência administrativa desconheça essas particularidades; a T.G.A. é apenas uma disciplina particular de toda ciência administrativa. A meu ver, o problema é exatamente esse: ter que dar um status de "ciência" para a teoria. No positivismo toda tentativa de produzir uma teoria aceitável, tinha que passar pelos preceitos do método analítico <divisão laboratorial/leis imutáveis e universais>. Não é de admirar que todas teorias, mesmo as que dão conta de fenômenos pouco naturais <humanos>, tenham essa sina de generalizar tudo, dando conta apenas de aspectos bastantes gerais.

Você deve estar pensando porque fiz uma introdução tão grande para falar da T.G.S. - Teoria Geral de Sistemas. Eu fico um pouco preocupado em não repetir erros idênticos de análise e perder de perspectiva uma visão mais abrangente, não só sistêmica, mas que leve em consideração a riqueza do momento histórico, do contexto, do meio concreto em que cada sistema se encontra, não abstraindo-o de nada!

Como teoria geral, a T.G.S. comporta dentro de si a mesma pretensão de dar conta de fenômenos bastante diversos, através de algumas características comuns, características essas que pretendem dar o tal status de ciência para esta teoria.

Sistemas de Informação são parte das ciências biológicas, humanas ou exatas? O que você acha? Parece que biológicas é um despropósito, certo?! E se eu lhe disser que o pai da T.G.S. foi um biólogo?!

Bem, vamos abreviar nossa discussão. Vou defender em seguida que, diferentemente do que muitos profissionais e estudiosos pensam e apregoam, logo agem, Sistemas de Informação não podem ser entendidos à luz de uma ciência dita exata, pelo contrário, todas as suas características mais fundamentais apontam para uma ciência humana! No entanto, a T.G.S. vem impregnada de alguns conceitos da biologia, que, por mais estranho que possa parecer, nos ajudam a entender sistemas de forma universal, e, ainda que despreze particularidades, talvez acabe nos ajudando a entender a vida de forma mais abrangente.

O que é um Sistema?

Você consegue definir SISTEMA? Tente!

Eu vou dar a minha definição, O.K.?!
Sistema: Um conjunto de entidades, relacionadas entre si através de processos, procurando atingir os mesmos objetivos.
Entenda "entidades" como partes de um todo: órgãos, departamentos, sub-sistemas, etc..
Vamos por enquanto trabalhar com sistemas de forma "pura"; falaremos sobre informação mais adiante, e, só então, completaremos o conceito de Sistema de Informação.

Processo, no entanto, é um conjunto de atividades que, numa determinada seqüência, produzem um resultado.

O importante, neste momento, é percebermos que o conceito engloba em si três partes distintas: 1.conjunto de entidades - que tipo de conjunto?, como se comporta as partes nesse conjunto?; 2.relacionadas entre si - que tipo de relacionamento?, consciente?; 3.mesmos objetivos - o que são objetivos?, o que é sinergia?.

Os Princípios Gerais de Sistemas Segundo a T.G.S.

A T.G.S. foi originalmente concebida por um biólogo. Ludwig Van Bertalanfy escreveu sua primeira obra no final da segunda guerra mundial, e consubstanciou sua teoria nos anos seguintes. Sua obra mais atual data do final dos anos 40. Como biólogo, Bertalanfy "viu" a possibilidade de enquadrar todos os sistemas em grandes princípios: originalmente a T.G.S. comportava os seguintes princípios gerais para sistemas: 1. Objetivo; 2. Totalidade; 3. Entropia; 4. Homeostasia e 5. Sistema Aberto/Fechado.

Todos estes princípios são bastante comuns a todos sistemas, sejam da natureza ou humanos, e independente do contexto e do momento histórico do sistema dado. Agora me diga uma coisa: sistemas de informação são naturais ou humanos (humanos no sentido de serem produto do intelecto humano, do conhecimento humano, no trato das informações necessárias à vida)?

Perceba que o 5o princípio não é tão absoluto como os outros. Existe uma dupla opção: Aberto ou Fechado. Mas como só existe uma dessas duas opções, e nenhuma mais, podemos considerar como princípio geral.

Dividimos o conceito de sistemas em 3 partes. Para cada uma destas partes, vamos encaixar um dos princípios da T.G.S. Veja o quadro abaixo:

SISTEMA	CONJUNTO DE ENTIDADES	RELACIONADAS ENTRE SI	PROCURANDO ATINGIR OS MESMOS OBJETIVOS
TGS	TOTALIDADE	SISTEMA ABERTO	OBJETIVOS

A Totalidade é a característica sistêmica onde as entidades se encontram relacionadas de tal forma que qualquer alteração numa delas influenciará as funções de outra. Num sistema, nenhuma parte está isolada, e qualquer elemento introduzido numa dessas partes alterará significativamente as outras partes e o sistema como um todo. Na verdade, a divisão do sistema em partes, é um artifício de análise que em si mesmo empobrece a compreensão da realidade, uma vez que a parte não existe sem as outras partes. Mais do que isso, sua existência é determinada grandemente pelas funções das outras partes, de tal forma que a separação do todo só pode dar conta de "parte" da realidade.

Se você, por outro lado, considerar o contexto e a história do sistema, sempre estará reconstruindo a totalidade do sistema. Se você considera a parte, e cada parte, na sua forma e função como produto de múltiplas determinações, então fica mais fácil compreender que a separação da parte só pode ser aceite como parte da análise mais completa e consistente. O fato é este: só uma visão holística, contextual, histórica, pode dar conta de fenômenos sistêmicos, isto é, onde não existe partes isoladas, mas relacionadas de tal forma que suprem suas necessidades de vida trabalhando para a subsistência de todas. Por isso a característica da Totalidade.

Gostaria agora lhe falar da característica que diz que todo sistema tem os mesmos Objetivos. Algumas linhas acima, usei a palavra sinergia. Sinergia é uma daquelas palavrinhas mágicas que sintetizam muita coisa. Sinergia: conseguir mais com menos! Simples, mas de uma dificuldade imensa. Todos os sistemas da natureza têm sinergia. Quando nos aprofundamos no desvendamento da essência da natureza, descobrimos maravilhados duas características básicas: a simplicidade e a capacidade de produzir tanto com tão pouco. Na verdade, a simplicidade do funcionamento do universo só é possível porque todas as partes, por mais pequenas e ínfimas que sejam, se unem de tal forma que a colaboração produz resultados inimagináveis em tão pouco espaço, com tão pouco gasto de energia, consumindo tão poucos recursos.

No mundo empresarial deste século, percebeu-se que a sobrevivência só é possível se produzir-se mais com menos recursos, menos desperdício, menos conflitos. Mas sistemas construídos pelos homens têm outras características "semelhantes" aos sistemas da natureza: a tendência ao desgaste e à morte, de um lado - Entropia, e a condição de se adaptarem constantemente ao meio ambiente que os cercam - Homeostasia. Claro que um sistema natural, orgânico, não pode fugir da Entropia, por mais que se adapte ao meio externo. Mas sistemas humanos, como os Sistemas de Informação Gerenciais - SIG, podem se adaptar infinitamente e assim sobreviverem sempre reagindo ao ambiente que os cerca. Neste caso, a Homeostasia pode prevalecer de alguma forma sobre a Entropia. E esta é a grande função da Análise de Sistemas.

No entanto, para que um Sistema possa se adaptar ao ambiente externo de forma mais eficiente, fugindo da tendência para a "morte", ele precisa ser um Sistema Aberto. Sistemas Abertos são permeáveis e reagem com rapidez aos estímulos do ambiente exterior, enquanto Sistemas Fechados não recebem esses estímulos exteriores e portanto não se adaptam. Uma das funções fundamentais de Sistemas de Informação Gerenciais - SIG é exatamente colocar as organizações em contato com o ambiente externo de forma que sejam receptivas e possam se ajustar rapidamente às mudanças externas. Por outro lado, um Sistema Aberto também influencia o meio externo que o circunda, diferentemente dos Sistemas Fechados que não têm influência sobre o meio externo.

Resta dizer que sinergia está na base de um mundo com sistemas mais produtivos, mas ela carece de objetivos claros e transparentes para todas as partes do sistema. Todo sistema precisa saber o que se espera dele, para onde deve ir. Com base nessa informação, as partes podem se organizar e planejar as funções de cada uma. Se o pescador não sabe a que porto chegar, nenhum vento lhe será favorável! Muitas empresas exigem sinergia, mas se esquecem de dar a seus funcionários o mais fundamental: para onde ir. Missão, objetivos e metas claras e transparentes para todos são o pontapé inicial do jogo da produtividade, e da excelência de qualquer sistema.

Conseqüências da T.G.S. para Sistemas de Informação Gerenciais

Anote o seguinte: 1. não se esqueça que o sistema é impregnado de pessoas; procure entender seus usuários, suas relações com os outros usuários, com a empresa, com a vida, aptidões, sentimentos; os sistemas precisam de pessoas certas nos lugares certos e nada é mais produtivo do que gente respeitada nas suas individualidades;

2. construa objetivos concretos, factíveis, e os torne transparentes para as pessoas dos sistemas da sua empresa; se a sua empresa não tem isto claro, trabalhe para que ela entenda a necessidade de os ter;

3. trabalhe com a totalidade dos sistemas, não em partes; una todos os envolvidos no sistema, coloque-os frente a frente, estabeleça as conexões entre as partes e trabalhe com a importância que cada parte tem; não fragmente, procure a história do sistema, veja o contexto; certifique-se que todos entenderam perfeitamente a função de cada um, e que conseguem entender porque sua função é importante para o todo; vá até o lugar onde o usuário trabalha, e analise o sistema lá;

4. se você vai mudar algo no sistema, incluir algo novo, ou mesmo subtrair algo do sistema, não se esqueça que, em última análise, você está destruindo determinadas relações sociais, aquela reciprocidade existente entre as partes; recrie uma nova reciprocidade, uma nova expectativa entre as partes, explicando e conseguindo o consenso das novas funções; se não fizer isto, em breve todas as partes estarão fazendo exatamente como antes, porque o peso do hábito e das relações sociais, que recria a confiança uns nos outros, vai ser mais forte do que a sua alteração; se mexer num pedaço com fluxos e procedimentos novos, ou mesmo com uma nova tecnologia, precisa chamar todas as partes e reconstruir suas relações sociais;

5. enxergue o óbvio, proponha coisas simples, procure a sinergia, valorize as pessoas, e entenda que o único sentido de mudar as coisas é procurar dar mais humanidade a um mundo tão desumano; procure ser diferente, mas não seja petulante porque no fundo todos temos as mesmas necessidades e somos comandados pelas mesmas forças; não vá para os problemas já derrotado, cresça em força e determinação, colabore com os outros e não tenha vergonha de nada, nem de ser o que você é.

jmsr/ago08